Как всё успеть, как правильно распределить своё время — основы тайм-менеджмента для хоумскулеров

Определение

Термин «управление временем» происходит от двух английских слов: «время и управление», что буквально означает «управление временем». Первоначально это определение относилось к организации рабочего процесса в компаниях. Затем концепция перешла в повседневную жизнь вместе с основными принципами и подходами. Сегодня ни один тренинг личной эффективности не может обойтись без него.

Управление временем — это набор специальных методов, приемов и способов, которые помогают повысить производительность за счет правильного управления временем. Вводя их в свою жизнь, человек становится более эффективным и начинает иметь больше времени. Его методы универсальны и подходят как для мужчин, так и для женщин.

Управление временем основано на знаниях человеческой психологии. Обширный исследовательский опыт выявил объективные закономерности в психике людей, определяющие их производительность.

Например, исследователи обнаружили, что максимальное время, чтобы сконцентрироваться на одной задаче без перерыва, составляет 90 минут. Тогда мозг начинает непроизвольно переключаться. Эти знания легли в основу нескольких законов и принципов управления временем.

В настоящее время в нескольких российских университетах есть факультеты тайм-менеджмента. Появилась даже новая профессия: тайм-менеджер. Это специалист, который помогает людям максимально эффективно организовать свою деятельность с учетом психологических особенностей. Клиентами тайм-менеджеров чаще всего являются менеджеры крупных компаний, которые заботятся об оптимизации рабочего процесса и повышении производительности труда.

История возникновения тайм-менеджмента

С самых ранних времен люди пытались выстроить режим своей деятельности таким образом, чтобы за короткое время завершить необходимые мероприятия и в то же время добиться максимального эффекта. Однако управлению временем не уделялось должного внимания, поскольку в этом не было особой необходимости.

Интересный факт: римский философ Сенека первым признал, что рациональное использование времени может повысить производительность труда человека. Понятие управления временем в историческом смысле изначально относилось к философскому потоку, а затем стало отдельной областью изучения, имеющей не только теоретические основы, но и базу практических знаний.

С развитием научно-технического прогресса и ускорением жизни в обществе возникает новое направление мышления — управление временем как наука об управлении временем. Формирование этого понятия относится ко второй половине XX века. (70-80-е годы), когда и ученые мирового сообщества, и наши соотечественники начали серьезно заниматься этим вопросом.

В 21 веке теория и практика управления временем широко используется различными категориями и группами людей. К ним относятся работники предприятий, фрилансеры, домохозяйки и фрилансеры, а это означает, что почти каждый должен досконально ознакомиться с принципами и методами управления временем для повышения производительности на работе и дома.

Для чего нужен тайм-менеджмент

Ритм жизни в современном мире с каждым годом ускоряется. Только те, кто в состоянии двигаться со временем, не отставая даже на шаг, смогут достичь успеха и исполнения в жизни.

Сегодня трудно найти человека, который мог бы похвастаться тем, что управляет всем. Дом, школа, работа, спорт, семья — все это требует нашего внимания, энергии и времени. «Ах, как жаль, что есть только 24 часа в сутки!» — люди вздыхают и продолжают лихорадочное стремление к счастью. Нет способа увеличить количество часов, которые нам дают, но мы можем выжать максимум из того, что у нас есть.

Представьте себе, что у вас есть пять важных дел в день: написать отчет о работе, отвезти ребенка в клинику, помыть все окна в квартире, пройти онлайн-курс английского языка и позаниматься в спортзале.

При нормальных обстоятельствах вам будет трудно уложиться в отведенное время и, вероятно, вы будете свободны где-нибудь около полуночи. Если вы знаете техники управления временем, вы потратите в 1,5-2 раза меньше времени на все эти задачи.

В управлении временем нет ничего сложного, оно не требует никаких сверхъестественных знаний или навыков. Для тех, кто работает над собой и стремится к саморазвитию, эта система является настоящим спасителем. Немного времени для изучения и внедрения техник, немного самодисциплины — и вы хозяин своего времени!

Применение тайм-менеджмента

В современном мире личное время — это ключевой человеческий ресурс, который зачастую имеет гораздо большую ценность, чем деньги, потому что, в отличие от денег, его нельзя ни накапливать, ни извлекать. Поэтому умение максимально использовать и управлять своим временем имеет большую ценность для каждого человека. И важно научиться применять этот навык во всех сферах жизни: работе, бизнесе, творчестве, семейных отношениях и т.д.

Способность управлять временем дает человеку огромное количество очень разных преимуществ. Мы перечислим только некоторые из них ниже.

То есть, человек, который знает, как управлять своим временем:

• Гораздо больше шансов достичь своих целей, чем у других
• Достигает своих целей во много раз быстрее, чем люди, не обладающие этим навыком.
• Способный достичь успеха в любой области деятельности
• У него есть гораздо больше времени, чтобы расслабиться, быть с любимыми людьми и делать то, что вы любите.
• Способность делать много разных вещей за короткий промежуток времени
• Имеет возможность увеличить доход, создать капитал и выйти на пенсию в кратчайшие сроки
• Они могут избавиться от чувства постоянной усталости и улучшить свое здоровье.
• Значительно снижена уязвимость к стрессу и негативным факторам.
• Имеет положительный взгляд на окружающий мир и происходящие в нем события.
• Может тратить больше времени на духовный рост и самосовершенствование.
• Всегда имеет четкий план действий
• У него есть внутренняя свобода и возможность выбора
• Способные создать благоприятные условия и взять под контроль свою собственную жизнь.

Это лишь часть того положительного влияния, которое управление временем оказывает на жизнь человека. Есть причина, по которой люди, которые не знают, как управлять своим временем, не могут найти ни одной свободной минуты, они постоянно заняты чем-то, но все их старания не приносят никаких значимых результатов. Люди, которые знают, как управлять своим временем, всегда в состоянии выделить время на что-то или кого-то, и вся их деятельность постоянно приближает их к своей цели и успеху.

Если вы познакомитесь с особенностями жизни и работы успешных людей, вы, безусловно, обнаружите, что все они, как один, утверждают, что самое ценное, что есть у человека, это его время, и вы, безусловно, обнаружите, что все они ведут дневники, строят планы, разрабатывают последующие шаги, и делают это постоянно. Они всегда полны идей, и их количество поражает. Но в то же время они счастливы, улыбаются, позитивны; они делают все, что они делают с энтузиазмом и наслаждаются этим; они наслаждаются хорошим здоровьем. Если вы тот, кто увлечен саморазвитием и личностным ростом, есть шанс, что вы хотели бы достичь подобных результатов, в противном случае вас бы здесь не было. И у нас есть отличные новости для вас — ВЫ МОЖЕТЕ БЫТЬ ПОЛУЧЕНЫ. Все, что вам нужно сделать, это установить цель, чтобы научиться хорошо использовать свое время.

Почему планирование так важно

Управление временем означает обучение правильному распределению задач. Если ты хочешь быть успешным в том, что ты делаешь, тебе нужно планировать. Вы можете просто делать свою работу хорошо, давать свои лучшие и показывать отличные результаты своей работы. Но если ты хочешь расти, становиться лучше с каждым днем, тебе нужно серьезно заняться планированием.

Правильно планируя свою деятельность и ставя четкие цели, вы почувствуете внутренний покой, потому что будете знать, что вы установили правильные приоритеты и готовы к продуктивной работе. Каждый пункт, вычеркнутый из вашего списка дел, будет вознагражден, и ваш уровень стресса быстро упадет.
Планируйте свои задачи и цели на год, месяц, неделю и день.

Как приступить к планированию?

Начните планировать свой месяц за несколько дней. Таким образом, ваш список дел будет готов с самых первых номеров.

Если вы беретесь за эту работу в первый раз, постарайтесь выделить 2-3 часа и начать с планирования на год. Пусть это будет легкий, беглый обзор, но он поможет вам наметить правильный курс действий на месяц, который удержит вас от сбивания с курса.

Требуется:

• Определение жизненных ценностей. На первой странице вашего дневника напишите,
  К чему ты стремишься, где ты видишь себя через 10-15 лет и что ты можешь сделать?
  через год, чтобы приблизиться к цели.
• Выделите области жизни, нуждающиеся в развитии.
• Запишите свои пожелания. Подумай о том, что делает тебя счастливым?

После того, как будут установлены базовые ориентиры на год, можно будет приступить к постановке целей на месяц.

Планирование на год

В декабре каждого года составляйте план на предстоящий год. Нет смысла делать это раньше, и если вы сделаете свой годовой план в январе, вы потеряете время, потому что год уже начался. Планирование на год заключается в том, чтобы запечатлеть наиболее важные цели и события на этот период времени. Запишите в свой план действия, которые вы уже делаете, и те, которые вы собираетесь делать. Отметьте важные для вас даты не только в вашей карьере и работе, но и в личной жизни.

Также запишите любые важные для вас события — поездку в Европу, 5-летие ребенка, начало нового проекта. Отметьте даты начала и окончания всех таких мероприятий. Включите свои мечты и ценности и в свой годовой план. Это не значит, что после того, как вы составили свои планы на год, вам не нужно менять их после начала года. Вы должны просматривать список, который вы составляли, по крайней мере, раз в месяц, чтобы добавить или настроить его. Или просто напомнить себе о том, что ты, возможно, упустил из виду.

Планы на месяц

Они должны быть написаны в один из последних дней предыдущего месяца. Обычно это занимает не более 2 часов. Используйте тот же подход, что и при ежегодном планировании, но планы на месяц уже должны быть более четкими.

Те из ваших планов, которые каким-то образом влияют на других, должны быть доведены до их сведения примерно за неделю до мероприятия. Чтобы ничего не забыть и никого не забыть, используйте календарь — верный помощник в любом планировании.

При составлении плана на месяц вам необходимо уделить время планированию на следующий месяц. Кажется, что это совсем недолго, и что вы все равно найдете время, но это только так кажется. Вас поглотят другие задачи, и планирование будет отложено, потому что время для них изначально не было включено в план.

Составьте план основных задач на месяц и решите, что вы хотите делать на выходных. Может быть, вы хотите провести одни выходные, работая над своим проектом, а другие выходные отправиться в сельскую местность со своей семьей. Планируй то, что хочешь делать каждую неделю месяца. Очень эффективная методика заключается в том, чтобы каждую неделю концентрироваться на разных областях своей жизни. Например, первая неделя — это семья, вторая — работа, третья — спорт, четвертая — творчество. Вы должны сосредоточиться на одной области и не исключать полностью все остальные. Вы не должны забывать, что у вас есть семья и дети в течение недели, посвященной спорту. Все хорошо в меру.

Не держи свои планы в голове. Даже если у вас отличная память, запишите все свои планы в календарь. Задачи, которые заданы в календаре, гораздо чаще выполняются, чем задачи, которые не заданы — и это факт.

Главные принципы эффективного управления временем

Управление временем основано на трех столпах: постановке целей, определении приоритетов и планировании. Давайте посмотрим, как каждый из этих элементов помогает управлять нашим временем.

Целеполагание

Установка правильных целей может сэкономить вам много времени в начале вашего путешествия. Сделай их правильно, иначе ты будешь постоянно дрейфовать на месте.

У вас должны быть глобальные цели, которые вы хотите достичь, и промежуточные цели для их достижения.

Например, вы решили начать изучать английский язык и перейти из начальной школы в среднюю за один год. Вам придется разделить эту цель на более мелкие задачи, с которыми вам будет проще и удобнее взаимодействовать. А именно: выучить 10 английских времен, накопить 2500 слов словарного запаса, научиться говорить грамотно и понимать чужую речь.

Управление временем использует принцип SMART для постановки таких задач.

В соответствии с этим принципом каждая задача должна быть проверена по пяти критериям:

1. Специфика. Она не должна содержать общих, расплывчатых фраз типа «много», «лучше», «больше». В нем должно быть выражено все, что может быть выражено в числовом эквиваленте. Например: «выучить 500 новых слов» вместо «увеличить свой словарный запас».
2. Измеряемый. У вас должны быть четкие критерии, по которым вы будете знать, что вы выполнили задание. Опять же, цифры и другие объективные индикаторы могут помочь вам.
3. Достижимо. Цель должна быть реалистичной. Пример нереалистичной цели — потерять 30 фунтов за неделю.
4. Актуальность цели (релевантность). Вы должны убедиться, что цель действительно близка к достижению глобальной цели. Например, цель «пройти курс повышения квалификации» соответствует цели «начать зарабатывать на 30% больше», в то время как цель «начать тренироваться в спортзале» не соответствует или соответствует очень косвенно.
5. Срок исполнения. Для каждой задачи необходимо установить четкие временные рамки. Иначе они могут остаться незавершенными навсегда.

Расстановка приоритетов

Теперь, когда мы определились с конкретными целями, нам нужно научиться расставлять приоритеты. Цели могут быть самыми разными: некоторые из них важнее, некоторые менее важны, а некоторые вообще не важны. Если ты будешь делать их хаотично, у тебя может не хватить времени на что-то важное.

Самый простой метод расстановки приоритетов каждый день называется методом ABC. Суть его в том, что вы ежедневно составляете список задач в порядке убывания их важности — от самого важного до самого минимального. И постарайтесь выступать в том же порядке. Так ты не пропустишь ничего важного.

Первая задача в списке обычно занимает больше всего времени. Неважно, насколько сильным искушением является откладывание, вы не должны этого делать. После выполнения всех остальных заданий у вас может не хватить энергии.

Если эта задача не будет решена, то общий результат дня будет неудовлетворительным, даже если все остальное будет сделано. Если вы сделаете это первым, вы сразу почувствуете себя свободным и зарядитесь энергией, чтобы делать меньшие вещи.

Этот принцип был сформулирован Брайаном Трейси, автором бестселлеров по психологии успеха. Называется «Съешь лягушку на завтрак». «Лягушка» в данном случае — самая трудоемкая и сложная вещь на сегодняшний день.

Метод ABCD подходит не для всех случаев. Представьте, что у вас в доме прорвало трубу, и вам нужно срочно ее починить. Даже если это не так важно для ваших глобальных целей, вы не можете отложить это.

Здесь матрица Эйзенхауэра, названная в честь президента США, может помочь. Он используется для ранжирования задач не только по их важности, но и по срочности. Результат — 4 категории текущих задач:

1. Важные и срочные: вещи, которые должны быть сделаны в первую очередь. К ним относятся проекты сжигания на работе, обследования, плановое и экстренное медицинское обслуживание.
2. Неважно и срочно: категория вещей, которые ни в коем случае не близки к вашей цели, но должны быть сделаны вовремя. Вот откуда взялся наш пример с трубой. Лучше всего делегировать такие вещи, когда это возможно.
3. Важные и несрочные: вещи, которые призваны улучшить ваше будущее. Это может быть обучение чему-то новому, саморазвитие, планирование.
4. Вещи неважные и не срочные: общение с друзьями, интернет-серфинг, игры в компьютерные игры. Не удаляйте эту категорию полностью из своей жизни, просто не поднимайте ее до тех пор, пока не сделаете все, что есть в первых трех категориях.
   

Планирование

Цели и приоритеты в порядке. Теперь будет легче научиться эффективно планировать. Для продуктивной жизни необходимы как долгосрочные планы, так и планы на каждый день. Во-первых, давайте разберемся с долгосрочными.

«Мы съели лягушек, теперь пришло время слонов». Слон» в управлении временем — это большая задача, которую нельзя выполнить в спешке. Вот из чего строятся долгосрочные планы.

Например, сделать ремонт к новому году, похудеть на лето, сэкономить на новом автомобиле.

Что с ними делать? Конечно, нужно «съесть слона» не целиком, а разделить его на части. Каждый день маленький кусочек, и скоро от него ничего не останется.

Давайте посмотрим на знакомый пример. Помните, что мы разбили нашу цель «достичь среднего уровня за год» на несколько задач, одна из которых — «увеличить словарный запас до 2500 слов»? Давайте разобьем его на более мелкие части, чтобы он не показался нам таким страшным.

Наш текущий уровень — Elementary, что составляет около 1000 слов словаря. Это означает, что нам нужно выучить около 1500 слов (2500 минус 1000). Мы будем учиться каждый день. Количество слов, деленное на количество дней в году — мы получаем около 4 слов в день, которые необходимо выучить для выполнения задания. Теперь мы можем безопасно включить этот пункт в наше ежедневное расписание.

С краткосрочными планами вопрос гораздо проще. Помнишь, как мы смотрели на матрицу Эйзенхауэра? Стивен Кови, автор книги «7 Навыков Высокоэффективных Людей» советует делать это перед началом каждой недели. По его мнению, 7 дней — это идеальное время для краткосрочного планирования. Назначьте все свои задачи на дни недели в следующем порядке:

• важный и срочный;
• неважно и срочно;
• важный и несрочный;
• неважных и несрочных (если на них есть время).

При выборе времени для каждого случая используйте знакомый метод «поедания лягушек».

Определение сложности выполнения задач

При создании плана следует руководствоваться тем, что некоторые задачи и операции сложнее, требуют максимальной концентрации или большого количества времени. Это те, которые должны быть сделаны в первую очередь и желательно в первую половину дня, потому что в этот период у человека больше энергии, он концентрируется и его производительность намного выше.

После того, как сложные задачи выполнены, можно приступать к более простым действиям, которые можно выполнять в полуавтоматическом привычном режиме. Если строить график наоборот, т.е. сначала выполнять легкие, а потом трудные задачи, то очень вероятно, что человек не сможет выполнять тяжелую работу, потому что у него просто не будет больше энергии;

Разделение сложных процессов на простые

Если в процессе планирования возникают особо сложные, ресурсоемкие элементы, лучше всего разбить их на более мелкие. В этом случае, казалось бы, сложная цель будет достигнута, когда будет достигнут набор простых подзадач;

Основные правила планирования

1. Чтобы правильно спланировать свой день и управлять всем, очень важно привыкнуть к раннему вставанию. Неважно, нужно ли тебе идти на работу или нет. Убедись, что у тебя нормальный график сна. Вам понадобится 8 часов сна в сутки, чтобы не заснуть. Так что подумай о том, во сколько тебе нужно ложиться спать, чтобы встать пораньше и спокойно выспаться.
2. Очень важно слушать биологические часы. Вы сами лучше знаете, в какое время вы чувствуете себя полным энергии и сил, чтобы получить много вещей, сделать быстро. Если вы чувствуете себя полными энергии вечером, спланируйте свой день так, чтобы вечером у вас были особенно важные дела. В остальное время дня позаботьтесь о менее важных вещах и выкройте время для отдыха, саморазвития, встречи с друзьями и т.д.
3. Очень важно расставить приоритеты при планировании дня. Сначала вы должны сделать те вещи, которые являются наиболее важными, а затем перейти к второстепенным вещам. Никогда не откладывай важные вещи на потом. Иначе вы проведете весь день, думая о них и отвлекаясь на них.
4. Не тратьте много энергии и времени на вещи, которые не принесут вам результатов. Стоимость во времени и конечный результат должны быть соразмерны.
5. Планируя свое время, вы должны подумать обо всех вариантах, которые сделают вашу жизнь легче. Например, если уборка дома занимает много времени, подумайте о найме домработницы. Или выбрасывать долгожданные вещи, складывать все в коробки и организовывать. Тогда уборка займет меньше времени.
6. Пока вы выполняете поручения, проанализируйте, какие факторы скорее всего отвлекут вас и отнимут у вас время. Возможно, вас часто отвлекают социальные сети, разговоры по телефону или размышления о других вещах. Очень часто играют роль психологические факторы, такие как страх не получить работу вовремя, боязнь взять на себя трудную задачу или лень.

Как правильно составлять список дел?

1. Список дел должен быть составлен ежедневно, желательно вечером.
2. Поставьте не более 7 приоритетных вещей в ваш список. Нет необходимости делать больше, потому что ты не можешь сделать больше за один день.
3. Запишите все детали. Бывший: Сходите в магазин и купите все, что вам нужно. Составьте список необходимых вещей на отдельном листе бумаги. Тогда вам понадобится гораздо меньше времени, чтобы пойти в магазин.
4. Вы должны указать в своем списке дел примерное время, которое займет у вас это мероприятие.
5. Список дел всегда должен быть на виду. Если вы молодая мама, которую постоянно таскают за собой дети, и список теряется, напишите несколько копий.
6. Написание списка дел на предстоящую неделю поможет вам понять, какие вещи особенно срочные, а какие могут подождать.

Как составить список с важными делами?

• Составляй список дел каждый день. Лучше спланировать свое расписание на следующий вечер. Составьте список не более 7 важных дел. Не делай больше, потому что у тебя просто не будет времени сделать все за один день.

План

• Как составить список важных дел? Запишите каждый пункт в подробностях. Например, нужно пойти в магазин, купить все, что есть в списке. Составьте список необходимых вещей на большом, отдельном листе бумаги. Тогда поход в магазин не займет много времени.
• Включите в список дел примерное время выполнения одной задачи.
• Всегда держите список дел перед собой, на виду. Если у Вас маленький ребенок и Вы регулярно отвлекаетесь на детей, сделайте копии списка дел.
• Лучший вариант — заранее спланировать день на всю неделю. Таким образом, вы поймете, какие рабочие места являются более актуальными для вас, а какие могут подождать немного дольше.

Как правильно распланировать рабочее время?

Совет Дэвида Аллена — правильно организовать свое рабочее место, запастись всеми необходимыми канцелярскими товарами. Кроме того, сделайте шкаф для хранения документов и имейте соответствующее досье по каждому вопросу. Аллен также советует написать четыре списка дел:

• Вещи, которые нужно сделать в ближайшем будущем.
• Проекты, требующие комплексного подхода.
• Проекты, которые по тем или иным причинам еще не могут быть завершены.
• Список «когда-нибудь».

Чтобы выполнять задачи быстрее, делайте аналогичные вещи подряд. Мозг привыкает к определенному виду работы и каждый раз справляется с ней быстрее.

Если у вас очень сложная задача или проект, вам нужно разбить его на этапы. Тогда задача становится более понятной и реалистичной для выполнения. Используйте принцип «маленьких шагов». Научитесь говорить «нет», не делайте работу за других, не становитесь инструментом для достижения чьих-то целей. Все успешные бизнесмены, планируют самое главное в первой половине дня. Ты не можешь откладывать вещи, которые являются для тебя приоритетными. Как говорится: «Ты сделал свою работу, ты можешь уйти.»

Научиться выполнять все задания вовремя очень просто. Большинство людей создают собственные проблемы и препятствия в своей жизни. Все, что для этого нужно, это приложить небольшое усилие и просто начать планировать свою жизнь. Важно понимать, что усталый и нездоровый человек не может работать продуктивно и жить полноценной жизнью.

Вот почему это необходимо:

1. Поспи немного.
2. Соблюдайте здоровую диету. Ешьте как можно больше фруктов и овощей.
3. Упражнения укрепляют иммунную систему, дают энергию и положительно влияют на деятельность мозга. Память и концентрация улучшаются, нервные клетки обновляются быстрее.
4. Придерживайся своего списка дел. Пишите на каждый день, на неделю и на год.
5. Не отвлекайся на ненужные вещи, бесполезное общение. Не делай работу за других.
6. Планируя свой день, не бери на себя больше ответственности, чем можешь вынести. Оцените ваше время и энергию соответственно.
7. Держите дом, а также рабочее место в чистоте. У каждой вещи должно быть своё место и своё время. Когда ты держишь все в порядке, ты тратишь гораздо меньше времени. Выработать привычку держать все в порядке и организованности.
8. Оптимизируйте свою работу. Постарайтесь максимально упростить каждую задачу и сократить время ее выполнения.
9. Воспользуйтесь преимуществами современных технологий. Даже дома многофункциональная плита, микроволновая печь, электрическая мясорубка сэкономят вам много времени на приготовление пищи.
10. Всегда ободряйте себя в каждом успехе. Если вы вовремя решили важное задание, дайте себе 15 минут, чтобы расслабиться и съесть что-нибудь сладкое, или посмотрите на своих одноклассников в течение 10 минут.
11. Не стремись к совершенству, его не существует. Если вы сосредоточитесь на том, чтобы сделать вещи еще лучше, то в конце концов вы будете топтаться по кругу и впадать в истерику.
12. Не накапливай незаконченные задания. То, что вы планировали сделать сегодня — сделайте это!
13. Никогда не бойтесь просить о помощи или поручать конкретные задания сотрудникам.

Помимо составления списка дел, существует несколько эффективных методов планирования, которые широко используются в управлении временем. Это техника управления временем, которая включает в себя правила и принципы, которые помогают человеку правильно организовать свое время и достичь максимальной эффективности в любом вопросе.

Как правильно планировать день школьнику?

• Если вы хотите, чтобы ваш ребенок стал более организованным и успешным, научите его планировать свой день. Советуем купить ему красивую тетрадь, яркие липкие ноты и наклейки (смайлики, смайлики и т.д.).
• Сначала открой блокнот. На первой странице напишите вместе со своим ребенком эмоцию, которая будет его мотивировать. Это может быть любимая цитата из фильма или мультфильма. Напишите это предложение на первой странице и поощряйте ребенка чаще запоминать цитату.
• Отформатируйте ваш ноутбук для большей ясности. Пронумеруйте недели и запишите даты. На каждый день записывайте расписание школьных мероприятий, клубов или репетиторства. Также обратите внимание на встречи с одноклассниками вашего ребенка и мероприятия, которые важны для него.

Приблизительное распределение

• Прикрепите липкие заметки к правой стороне бумаги. На них напишите список вещей, которые ваш ребенок запланировал на неделю, плюс примечания. Пока ваш ребенок выполняет задания, попросите его вычеркнуть их из ноутбука или пометить коробками.
• В конце дня ребенок должен наклеить рядом с датой наклейку, которая может быть символом определенного настроения или состояния. Для украшения дневника попросите ребенка использовать различные наклейки, например, в виде флагов, лент и т.д.
• Поверьте, дети любят работать с такими дневниками. Они учатся хорошо планировать свой день и становятся более организованными.

Для ребёнка

• Ты же не хочешь упустить эту возможность. Пусть ваш ребенок сам распоряжается своим временем.

Чего следует избегать, чтобы все успевать

1. Не тратьте время на просмотр телевизора. Вы можете смотреть любые новости, фильмы в интернете без рекламы. Это сэкономит ваше время.
2. Ограничьте время, которое вы проводите в социальных сетях, форумах и играх. Это пустая трата времени.
3. Попробуй избавиться от своих вредных привычек. Ты когда-нибудь задумывался, сколько времени ты тратишь на перекурки? Это отнимает не только ваше время, но и ваше здоровье. Плохие привычки не идут рука об руку с успехом.
4. Научитесь преодолевать лень, непоследовательность и пунктуальность. Установите напоминания на вашем телефоне, будильник заранее, чтобы вы не опоздали. Установите лимит времени для себя, чтобы все сделать.

Видео: Как составить режим дня?

Методы и техники

Мы уже рассмотрели некоторые методы управления временем. Давайте посмотрим еще несколько.

Метод “Канбан”

«Канбан» переводится с японского как «карта». Этот метод позволяет визуализировать процесс планирования и выполнения задач.

Возьмите наклейку и разделите ее на три колонки: Нужно делать, делать и делать. Затем напишите все свои задания на наклейках и разместите их в колонках. Перемещайте карты из одного столбца в другой по мере выполнения заданий. Вместо того, чтобы использовать карты, вы можете воспользоваться таким сервисом, как Trello.

Метод 10 минут

Если есть задание, которое вы вообще не хотите выполнять, скажите себе: «Я просто сделаю это на 10 минут, а потом переключусь на что-нибудь более приятное». Как правило, этого времени достаточно для того, чтобы держать тебя в курсе дел и продолжать в том же духе.

Матрица Эйзенхауэра

Метод производительности матрицы Эйзенхауэра заставляет нас задуматься об актуальности и важности каждой задачи, а не делать только то, что является наиболее актуальным. Этот метод разделяет задачи на четыре квадранта и предписывает, как мы должны обрабатывать задачи, которые попадают в каждый квадрант:

• Срочные и важные» задачи должны быть выполнены немедленно;
• Хорошая идея — запланировать «несрочные и важные» задачи в списке дел или календаре;
• «Срочные и неважные» задачи должны быть делегированы кому-то другому;
• «Срочные и несущественные задачи» должны быть удалены.

Сначала составьте свой обычный список дел на день. Затем разделите их на четыре конкретные категории. После того, как вы закончили, действуйте по своему списку дел: заполните, запланируйте, делегируйте и удалите ненужные задачи.

Принцип Парето

Этот принцип говорит о том, что 20% наших вещей дают нам 80% результатов, а остальные 80% вещей дают нам только 20% результатов. Наша работа заключается в том, чтобы выяснить, какие виды деятельности являются наиболее продуктивными, и сосредоточиться на них.

Закон Паркинсона

Назначение заполняет все время, отведенное на него. Проще говоря, если у вас есть две недели на подготовку к экзаменам, вы закончите подготовку в конце второй недели. Даже если весь материал можно освоить за один вечер. Из этого закона следует важное правило — не забывайте устанавливать сроки!

Техника Бенджамина Франклина

История Бенджамина Франклина поистине уникальна: как сына простого мыльщика, он стал ведущим дипломатом, политиком, ученым и публицистом, де-факто участвовавшим в создании Декларации независимости, Конституции США и формировании Соединенных Штатов в целом. Это его портрет изображен на 100-долларовой купюре. Именно ему приписывают поговорку «Время — деньги».

К 20 годам Бенджамин Франклин уже создал алгоритм управления временем, которому он следовал на протяжении всей своей жизни. Обычно ее называют пирамидой производительности или пирамидой Франклина.

Она основана на жизненных ценностях — принципах (добродетелях), которые направляют вас в достижении любых целей. Бенджамин определил для себя 13 таких ценностей, которые включают в себя трудолюбие, мир, спокойствие и справедливость. Франклин использовал блокнот, в котором 13 страниц были посвящены жизненным принципам. Он вёл дневник, в котором записывал ежедневные победы или поражения на пути к духовному совершенству.

Остальные перекладины пирамиды Франклина в порядке убывания значимости:

1. Глобальные цели де-факто являются жизненными целями, самыми важными целями.
2. Мастер-планы — это стратегии достижения глобальных целей.
3. Долгосрочные планы — комплекс целей на ближайшие 3-4 года.
4. Краткосрочные планы — это цели, которые должны быть достигнуты в течение 1-12 месяцев.
5. Ежедневное и еженедельное планирование.

В соответствии с этой схемой вам необходимо определить принципы и ценности, лежащие в основе вашего мировоззрения, установить глобальную цель и разработать стратегию ее достижения. Метод предполагает использование методов долгосрочного и краткосрочного планирования — проще всего это сделать с помощью специальных приложений, но простой ноутбук будет работать также хорошо.

Техника Глеба Архангельского

Метод другого известного специалиста по тайм-менеджменту, который максимально корректно адаптирует зарубежные технологии к отечественным реалиям. Глеб Архангельский уделяет особое внимание мотивации, правильному целеполаганию, планированию и борьбе с затягиванием. Его техника основана на принципах, которые кажутся довольно простыми:

• Хорошо начать утро с того, чтобы «съесть лягушку», то есть выполнить самую скучную и неприятную задачу, и только потом переходить к остальным;
• большие задачи должны быть разбиты на более мелкие;
• Важно использовать эмоциональные привязанности — это могут быть книги, музыка, путешествия и все, что вы любите;
• Работу необходимо перемешать с отдыхом, иначе вы быстро сгорите;
• Важно научиться делегировать задачи, которые не являются самыми важными.

Архангельский также считает, что повышение личной эффективности невозможно без здорового сна, регулярной физической активности и душевного отдыха. Если вы постоянно работаете на пределе своих возможностей, вы быстро сгорите. Вот почему отдых, возможность делегировать задачи и правильное расстановка приоритетов так важны.

Техника Франческо Чирилло

Франческо Чирилло является автором всемирно известного метода управления временем Pomodoro. Суть алгоритма очень проста: вся работа должна быть разделена на «помидоры», каждый из которых содержит 25 минут на выполнение задания и 5 минут на отдых. Все задачи выполняются с помощью обычного таймера.

При этом вы должны составить список вещей, которые необходимо сделать, и, возможно, вещей, которыми вы планируете отвлечься во время перерывов заранее. Франческо Чирилло сказал, что вы можете и должны экспериментировать с этой техникой. Соответственно, 25-30 минут — это оптимальная «продолжительность» для каждого «помидора». Тем не менее, вы можете настроить длительность интервалов «под себя», увеличивая или уменьшая ее.

Техника Стивена Кови

Стивен Кови — один из самых популярных тренеров в области тайм-менеджмента; его семинары и курсы пользуются спросом во всем мире. Он также является автором многих книг на эту тему, многие из которых входят в число наиболее важной литературы для деловых людей. Кови считается последователем Франклина, но ему удалось разработать собственную принципиально новую методологию. Автор описал это в своей книге «7 навыков высокоэффективных людей» — именно на этом основана техника Стивена Кови.

Какие навыки, по мнению Кови, присущи высокоэффективным людям:

1. Постоянное самосовершенствование.
2. Стремиться к взаимовыгодному взаимодействию.
3. Проактивность.
4. Способность слушать и готовность быть услышанным.
5. Четкое представление о цели каждого действия.
6. менталитет победителя.
7. Способность правильно расставлять приоритеты.

Кроме того, Covey предлагает использовать матрицу разбивки задач и правильную расстановку приоритетов. Он делит задачи на срочные и важные, несрочные и важные, срочные и неважные, не срочные и неважные. Задачи во второй категории должны быть сразу же вычеркнуты, в то время как первая должна быть сделана первой. Рекомендуется выполнять около 60% важных и срочных задач и около 40% важных и несрочных задач в течение дня.

Техника Тима Ферриса

Тим Феррис — еще один известный тренер, создавший сотни курсов по повышению личной эффективности. Его метод основан на двух четко сформулированных законах:

1. Закон Парето. Вы должны направить максимум усилий на решение действительно важных задач, потому что 20% усилий помогут вам достичь 80% цели, а остальные 80% усилий — только 20% результата.
2. Закон Паркинсона. Не выделяйте больше или меньше времени на одну задачу, чем нужно для ее выполнения — работа отнимет у вас все выделенное на нее время.

Феррис рекомендует укорачивать, а не удлинять рабочий день. По его мнению, вы должны делать только самое важное самостоятельно, а остальное делегировать. Тренер создал технику составления расписания под названием «1-3-5», которая основана на принципе подбора вещей. В соответствии с этой методикой, вам необходимо ежедневно помещать в список дел одну важную задачу, три менее важные задачи и пять второстепенных задач.

Джедайские техники

«Техника пустой почты джедаев» — это метод планирования дня, времени и управления задачами. Он был разработан бизнес-тренером Максимом Дорофеевым как модификация метода GTD (GettingThingsDone).

«Входящие» (или «входящие») — это задачи, проблемы и планы, которые требуют определенного действия или решения. Когда «входящая почта» заполнена, мозг неспокойен и не может работать продуктивно. Поэтому «входящие» должны быть очищены и вещи должны быть завершены.

Временная блокировка

Используя метод блокировки времени, разделите свой день на отдельные блоки времени. Это могут быть определенные почасовые сегменты, например, 9:30-11:30 утра, или просто абстракция «Утро», в зависимости от того, сколько времени может занять выполнение задачи.

Затем работайте, не отвлекаясь, и посвящайте каждый блок времени выполнению только определенной задачи или набора задач. Как и метод Pomodoro, эта техника поможет вам понять, сколько времени занимает выполнение ваших задач. Не забудьте включить блоки для таких вещей, как обед, перерывы и поездки на работу для максимальной точности.

Советы по составлению дневного плана

Как ты планируешь свой день? Начните с 2 очков:

• Пора строить план. Лучше составить план заранее: либо накануне вечером, либо утром. Чтобы вы могли просмотреть его и внести коррективы.
• Подводя итоги дня. Последним пунктом в ежедневном планировании должно быть подведение итогов дня. Анализировать, что сделано, что вызвало трудности и как улучшить выполнение заданий.

Пошаговый процесс подготовки плана выглядит следующим образом:

• Составь список дел. Включая мелочи и большие вещи.
• Разделите дела на группы. Критерии сортировки различаются, например, важность и срочность (принцип разделения описан выше). Когда это важно, убедитесь, что вы делаете то, что приведет к вашим целям. Сначала сделай их. Если некоторые задачи необходимо выполнить немедленно, начните с них.
• Пронумеруйте вопросы в соответствии с порядком их выполнения.
• Используйте метки, чтобы присвоить вещи по важности (символы или цвета).
• Планируйте вещи на определенное количество времени. Оставьте резерв на непредвиденные события.
• Не планируй много дел за один день. Планируйте 1-3 важные вещи, которые необходимо сделать в любом случае. А остальное, если у тебя есть время.
• Равномерно распределяйте еженедельные задания.

Устрани отвлекающие факторы

Сосредоточьтесь, устраняя отвлекающие факторы, которые отвлекают вас от достижения ваших целей на целый день, особенно если вы выполняете большую часть работы за компьютером. По возможности закройте ненужные вкладки, переведите телефон в бесшумный режим или, по крайней мере, отключите ненужные уведомления.

Если стремление к прокрутке в социальных сетях слишком сильное, используйте специализированные блокировщики сайтов, чтобы предотвратить доступ к отвлекающим приложениям в течение нескольких часов.

Пример составления плана на день

Грубо говоря, ежедневное расписание выглядит вот так:

• 6:00 УТРА. Просыпайся;
• 6.00-6.30 — душ, упражнения;
• 6.30-7.00 — легкий завтрак;
• 7 утра — 7:40 вечера Рабочий монтаж;
• 8.30-12.30 — офисная работа;
• 12.30-13.15 — обед (здоровое питание), короткий отдых;
• 13.30 — 15.00 — офисная работа;
• 15.00-15.15 — кофе-брейк/прогулка на свежем воздухе;
• 15.15-17.30 — рабочая встреча;
• 17.30 — 18.30 — остановка в магазине для покупок, возвращение домой;
• 18.30 — 19.30 — приготовить ужин, поужинать;
• 19.30 — 21.00 — время для себя/семьи/хобби;
• 21.00 — 21.30 — прогулка перед сном;
• 21.30 — 22.00 — душ;
• 22.00 — 23.00 — чтение/музыка;
• 23.00 — звук, спокойный сон.

Вы можете использовать этот образец ежедневного расписания за основу.

Строй список дел вокруг своих целей

Одно дело развивать привычку ежедневного планирования. Это еще одна вещь, чтобы убедиться, что ваш план действительно подталкивает вас к вашим долгосрочным целям. Вот несколько шагов, как это сделать.

Шаг первый: разбей свои большие цели на маленькие

Разбивайте свои амбициозные цели на ежедневные задачи. Например, вы не можете добавить «привести в порядок» в ваш ежедневный список дел, но вы можете поставить «потратить 30 минут на упражнения» или «пойти на вечернюю прогулку» на нем.

Просмотрите свои личные и профессиональные цели, когда вы садитесь, чтобы спланировать свой день и добавить задачи, которые приблизят вас к достижению того, что вы хотите.

Шаг третий: добавь в список обязательные задачи в последнюю очередь

На этом этапе большинство людей начинают планировать свой рабочий день. Сначала они записывают обязательные встречи, срочные дела, а затем пытаются вписать в них целевые задания. Вместо этого, подумайте о том, чтобы сохранить этот шаг напоследок. Таким образом, вы вынуждены согласовывать свои задачи с вашими целями, а не наоборот.

Шаг второй: посмотри на свою неделю в целом

Планирование дня начинается с рассмотрения недели в целом. Скорее всего, у вас много целей, тонна потенциальных задач, и только 24 часа в сутки. Ничего страшного.

• Деньги и карьера

Некоторые цели требуют ежедневной деятельности, в то время как работа над другими несколько раз в неделю может дать вам нужный импульс. Таким образом, вы можете посвятить три дня в неделю тренировкам, несколько дней — работе над профессиональными проектами, а выходные — личным целям.

Найдите время в воскресенье вечером или в понедельник утром, чтобы подумать о предстоящей неделе в целом и сохранить детали для ежедневных сеансов планирования.

Выбери свой инструмент планирования

Итак, вы выбрали подход к ежедневному планированию — теперь пришло время выбрать инструменты. От программного обеспечения для повышения производительности до бумаги и ручек — вот некоторые из наиболее популярных вариантов:

Приложения для списка дел

Digital Task Manager — отличный выбор для тех, кто предпочитает полагаться на современные технологии и всегда иметь под рукой свой смартфон. Сегодня в интернет-магазинах вы можете найти множество предложений как для основных операционных систем, как платных, так и бесплатных.

• Гаджеты

• Твои лучшие друзья в борьбе за то, чтобы быть более продуктивными. Это может быть кроссплатформенное приложение, цифровой календарь, простая записная книжка или даже диалог с самим собой в одном из мессенджеров. Взгляните на доступные варианты и выберите тот, который подходит вам лучше всего.

Цифровой и бумажный гибрид

Когда речь заходит о ежедневном планировании, вам не нужно выбирать между ручкой и бумажными или цифровыми инструментами — вы можете использовать оба метода или любую их комбинацию.

Кто сказал, что вы не можете сначала «разработать» свои планы на листе бумаги, а затем положить их в приложение? Или, наоборот, записать что-то в записях на смартфоне, а затем, когда представится возможность, закрепить это в бумажном журнале?

Один из главных секретов в том, чтобы научиться планировать время — не утонуть в огромном количестве доступных инструментов и найти те, которые лучше всего подходят вашим потребностям и личностным качествам. Не ленитесь в поисках и не бойтесь экспериментировать!

Физический планировщик

Для тех, кто предпочитает тактильные ощущения, бумага и ручка являются ключом к планированию вашего дня. В отделах канцелярских принадлежностей есть подходящие продукты на любой вкус: роскошный дневник, настенный планировщик дня или доска, на которую можно наклеить наклейки.

Топ лучших приложений для тайм-менеджмента

Эти приложения помогут вам понять, как планировать свой день, чтобы вы могли сделать все возможное. Они оптимизируют и ускоряют сам процесс планирования. Кроме того, программы обладают множеством дополнительных функций — многие из них способны учиться, позволяя автоматически адаптироваться к вашему расписанию и индивидуальным особенностям управления вашим временем. Топ 5 приложений для ежедневного планирования по экспертным оценкам и рейтингам Рунета:

1. TimeTune — это гибкий планировщик времени, который позволяет создавать даже пользовательские расписания (это особенно полезно, если вы работаете посменно, имеете переменное расписание или являетесь фрилансером). Приложение также помогает анализировать ваши временные затраты.
2. Pomodoro Timer — удобное приложение для планирования времени с использованием техники «Tomato», которая в основном представляет собой комбинацию таймера и блокнота.
3. TickTick — это комплексный планировщик, который поможет вам рассчитать время, создать структурированные списки дел и хранить заметки.
4. Сектограф — это приложение для краткосрочного и долгосрочного планирования с гибким таймером и удобной системой напоминаний.
5. aTimeLogger — это эффективный инструмент анализа времени, который визуально отображает количество задач и время, потраченное на них в графическом режиме.

Мы рекомендуем планировщиков испытаний и подбираем оптимальную программу в соответствии с вашими индивидуальными потребностями в планировании. Программисты создали сотни приложений, каждое из которых имеет свои особенности и преимущества. Среди программ много планировщиков для детей и взрослых, для работы и жизни в целом. Используйте их, чтобы максимально облегчить процесс планирования.